Et si on arrêtait d’envoyer des pièces jointes?

Posted on 06/05/2012 · Posted in Google Apps

Situation classique: je dois rédiger une offre pour un prospect; offre destinée au gérant et à son responsable des achats.

Autre situation classique: je dois rédiger le compte-rendu d’une réunion et l’envoyer aux différents participants.

Comment vais-je procéder?

Bah, je vais créer un document Word sur mon PC et, une fois qu’il est terminé, je vais l’envoyer par mail, en pièce jointe aux différents destinataires.
Grâce à cette manière de faire, la même information existe en autant d’exemplaires qu’il y a de personnes impliquées.

Si j’envoie différentes versions de mon document, il faut espérer que mes interlocuteurs soient bien ordonnés afin d’avoir facilement accès à la version la plus récente du document.

Et je passe sur les dialogues du genre:

“moi: – As-tu fais ce que je t’avais demandé dans le PV de la réunion?
collègue Y: – Ah, mais je n’ai pas reçu ton mail…”

Cette manière de fonctionner, que l’on connait tous, n’est pas la plus efficace possible.

Avec les outils bureautiques récents, nous pouvons gérer les choses bien plus simplement et beaucoup plus efficacement.

Plutôt que de créer un document, en local sur sa machine et de l’envoyer en pièce jointe, je peux aujourd’hui créer mon document en ligne (sur Internet), dans un espace sécurisé appartenant à mon entreprise, et le partager avec les personnes de mon choix, en décidant du niveau d’accès (lecture seule ou modification) que j’accorde à chacun.

Lorsque je partage le document, les différentes personnes concernées sont averties et peuvent consulter le document.

Lorsqu’une personne consulte le document, je suis assuré qu’elle consulte toujours la dernière version puisque ce document n’existe qu’à un seul endroit.

Si cet exemple a éveillé votre intérêt et / ou votre curiosité, découvrez Google Apps for Business et entrez dans un monde de transparence, de partage et de collaboration.