Organiser une réunion avec Google Apps for Business

Posted on 06/05/2012 · Posted in Google Apps

La notion de “collaboration” appliquée à l’univers informatique des entreprises (PME, TPE, indépendants) n’est pas le gimmick d’une époque fascinée par la technologie.
Il s’agit bien au contraire de l’émergence très concrète, favorisée par la technologie, d’une nouvelle manière de travailler ensemble basée sur le partage et l’action commune.
Exemple concret avec l’organisation et la tenue d’une réunion.

Olivier, gérant d’une PME qui vend des panneaux solaires, doit organiser une réunion avec un nouveau client, le commercial qui a réalisé la vente et l’installateur afin d’organiser l’installation chez le client et d’en définir les contraintes techniques.

Olivier utilise au sein de sa société la solution bureautique collaborative Google Apps for Business.

A partir de son agenda Google, Olivier va envoyer une invitation de réunion aux différentes personnes concernées. Comme il a accès aux agendas de son commercial et de son placeur (qui utilisent aussi Google Agenda), il peut proposer au client des dates qu’il sait libres pour ces personnes, ce qui lui facilite grandement la prise de rendez-vous.

Pour préparer la réunion, plutôt que d’envoyer à chacun en pièce jointe un document Word avec l’ordre du jour, Olivier a créé un document Google. Il a partagé ce document avec les différents participants, en leur accordant la possibilité d’apporter des modifications afin qu’ils puissent compléter l’ordre du jour.
Il est à noter que Google Documents permet de partager un document en modification même avec quelqu’un qui n’a pas de compte Google ou Google Apps.

Lors de la réunion, chacun étant muni de son portable, Olivier invite les participants à se connecter au document préalablement partagé.

Au fil de la réunion, il va directement noter dans ce document les points importants et les décisions prises.
Chacun pourra suivre en temps réel sur l’écran de son portable les informations écrites par Olivier et les compléter si nécessaires avec l’approbation des autres.

A la fin de la réunion, chacun a accès de facto au PV définitif de la réunion.
Il n’est donc plus nécessaire après la réunion d’échanger de nombreux mails avec pièces jointes pour se mettre d’accord sur le contenu du PV de la réunion.
Le temps gagné est considérable. Et plutôt que d’avoir différentes versions du même PV qui circulent entre les participants, il n’existe qu’une version unique accessible par tous à tout moment à partir de n’importe quel ordinateur connecté à Internet.

De surcroît, un outil de tracking des modifications permet à chacun de savoir qui a modifié quoi dans le document.

Avec les outils bureautiques orientés vers le partage et la collaboration, la gestion des informations et la communication aussi bien interne qu’externe est plus simple, plus rapide et, en finale, beaucoup plus efficace.

La technologie offre l’opportunité d’adopter de nouveaux comportements de travail qui visent à simplifier la vie et permettent de se concentrer sur le core business de l’entreprise.