Au fil des contacts que j’entretiens avec mes clients, je suis souvent étonné par la pauvreté de l’usage qui est fait par certains de l’agenda électronique.
Peu d’utilisateurs savent comment créer un rendez-vous efficace dans leur agenda électronique.
Je voudrais donc ici rappeler 5 règles incontournables pour créer des rendez-vous efficaces qui simplifient la vie.
Mais tout d’abord, un petit rappel.
L’agenda électronique, un outil standardisé
Cela signifie que la toute grande majorité des applications d’agenda (M365 Calendrier, Google Agenda, Apple Calendar, Thunderbird Lightning, …) utilisent les mêmes les protocoles et formats techniques standardisés.
En clair, si j’utilise le calendrier de M365 et que j’invite à une réunion un client qui utilise Google Agenda, le client recevra bien mon invitation et retrouvera l’événement dans son agenda Google.
Les applications d’agenda « se parlent » et je peux donc profiter en toute sérénité de leurs fonctionnalités pour travailler plus efficacement même avec les correspondants extérieurs à mon organisation.
Passons à présent aux 5 règles de création d’événement (rendez-vous) qui vont vraiment vous simplifier la vie.
1. Qui crée l’événement ?
Lorsque vous êtes en contact avec un correspondant et que vous décidez de vous fixer un rendez-vous, traditionnellement, au 20ème siècle, chacun ouvrait son agenda Filofax et notait le rendez-vous au jour et à l’heure choisi.
Aujourd’hui, lorsqu’on convient d’un rendez-vous, si on souhaite faire les choses de la façon les plus efficace possible, la conversation doit immanquablement prendre la tournure suivante:
L’un des correspondant prend l’initiative (faites en sorte que ce soit vous !) et précise:
« – Je résume: on se voit le tel jour à telle heure et à tel endroit (lieu physique ou en visio). Je vous envoie l’invitation d’agenda. »
Si vous ne disposez pas encore de l’adresse mail de votre correspondant, c’est le moment de la lui demander !
Le fait d’envoyer l’invitation, plutôt que de laisser votre correspondant noter lui-même le rendez-vous dans son agenda, simplifie les choses. Vous disposez l’un et l’autre des mêmes informations.
Et si mon correspondant n’utilise pas d’agenda électronique?
Envoyez-lui l’invitation malgré tout. A minima, il recevra par mail votre invitation qui reprendra les différentes informations relatives au rendez-vous.
Quand on travaille à plusieurs, il est fondamental d’être aligné, au minimum quant aux informations échangées. L’envoi d’une invitation d’agenda participe à cet alignement.
2. Inviter les personnes qui participent à l’événement
On l’a compris, renseigner l’adresse mail des participants à une réunion ou un rendez-vous leur permettra de recevoir l’invitation à l’événement.
Ils bénéficieront des différentes infos renseignées dont l’adresse du lieu de rendez-vous.
Qui plus est, vous pourrez contrôler qui participe ou non, et qui n’a pas encore répondu. A ces derniers, vous pourrez facilement envoyer un mail de rappel.
Suivant les besoins, vous pourrez permettre aux invités de modifier l’événement et / ou d’inviter d’autres personnes.
3. Renseigner l’adresse où à lieu l’événement
Si le rendez-vous n’a pas lieu en visio, renseignez toujours l’adresse du lieu de votre rendez-vous.
Alors que vous n’êtes pas forcément en avance au moment de partir, vous ne perdrez plus de temps à chercher l’adresse du lieu du rendez-vous. Car tout aura déjà été correctement préparé et encodé.
Lorsque vous ou les autres participants prendrez le volant de votre voiture , il suffira de cliquer sur l’adresse du rendez-vous dans l’agenda électronique de votre smartphone pour démarrer la recherche d’itinéraire dans Google Maps ou Waze.
4. Ajouter une description et des pièces jointes
Vous pouvez également ajouter une belle touche de professionnalisme dans la gestion de vos réunions en détaillant les points clés à aborder ou les objectifs à atteindre au cours de la réunion dans la zone Description de votre événement.
Grâce à l’option Ajouter des pièces jointes, vous pourrez lier à votre événement, les documents (stockés dans Drive ou OneDrive) dont vous aurez besoin pendant la réunion. Ordre du jour, documentation relative au sujet traité, rapports, statistiques, …
En début de réunion, il vous suffira de quelques clics pour avoir sous les yeux les différents documents et infos nécessaires pour l’animation dynamique de votre réunion. Vous pourrez rentrer dans le vif du sujet sans perte de temps.
5. Répondre aux invitations
Cela semble trivial mais, si c’est vous qui recevez une invitation, n’oubliez pas de répondre. C’est à dire de cliquer sur le bouton Oui / Peut-être / Non présent dans l’invitation reçue. Cela validera l’événement dans votre agenda. Cela permettra à l’organisateur de la réunion de savoir qui est présent ou pas. Et enfin, cela lui permettra aussi de relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
A contrario, si vous constatez que régulièrement l’un ou l’autre de vos correspondants ne répond pas à vos invitations, pensez à lui en faire la remarque.
Il n’est peut-être tout simplement pas conscient de l’intérêt pour lui et pour les autres de répondre.
Souvent pour populariser les bonnes pratiques, il est utile de prendre quelques minutes pour expliquer à vos interlocuteurs ce que vous attendez d’eux. Dans la toute grande majorité des cas, ils vous en remercieront et seront ravis que vous leur ayez appris quelque chose en attirant leur attention sur tel ou tel point.
Ne négligez jamais le fait que vous avez un rôle positif de prescripteur à jouer pour le bon usage des outils numériques.
Sous ses dehors anodins, l’usage correct de l’agenda électronique est un redoutable catalyseur d’efficacité.
Familiarisez-vous avec les écrans de saisie de votre agenda électronique (Google Agenda, calendrier Outlook, …) sur votre ordinateur et sur votre smartphone. Prenez l’habitude de compléter systématiquement les informations détaillées dans ce billet.
Vous verrez, au bout de 2 ou 3 semaines, vous créerez des rendez-vous efficaces sans même y penser. Et vous vous demanderez comment vous faisiez avant.
Si vous avez besoin d’aide complémentaire pour la gestion de vos agendas (organisation du partage, agendas ressources, comment gérer agenda privé et agenda professionnel, n’hésitez pas à prendre contact.
Je vous écouterai avec plaisir.
Quelques ressources
Google Agenda
Du bon usage de Google Agenda
Planifier et organiser des réunions où que vous soyez