Depuis fin juin, Google a mis en place une nouvelle politique pour l’extension de l’espace de stockage des comptes Google Workspace Business Starter.
Ce changement, peu documenté dans les pages d’aide de Google Workspace, a pourtant des implications importantes pour les utilisateurs du forfait Starter.
Cet article détaille les implications de cette nouvelle politique. Il explique aussi comment obtenir de l’espace de stockage supplémentaire pour vos comptes Google Workspace Business Starter
Un peu d’histoire
En octobre 2020, G Suite devenait Google Workspace et en profitait pour créer de nouveaux forfaits à de nouveaux prix et redistribuer ses fonctionnalités entre ceux-ci.
Le forfait de base était dès lors Google Workspace Business Starter avec 30 Go d’espace par utilisateur.
Le forfait supérieur, Google Workspace Business Standard, proposait lui 2 To d’espace de stockage par utilisateur avec ce détail intéressant que l’espace était mutualisé.
Autrement dit, une organisation avec 10 utilisateurs disposait de 20 To d’espace mutualisé ce qui offrait la possibilité d’avoir un utilisateur avec 100 Go et un autre utilisateur avec 3 To d’espace utilisé.
Pour les utilisateurs Starter, la mutualisation de l’espace n’était et n’est toujours pas de mise. Un utilisateur Starter à l’étroit dans ses 30 Go ne pouvait profiter de l’espace encore disponible de ses collègues. Par contre, il était possible d’acheter de l’espace supplémentaire (100 Go pour 20 € annuellement, 1 To pour 100 €, …) comme ce l’était avec G Suite Basic.
Pour rappel, espace de stockage dans Google Workspace = l’espace qui héberge les données liées à Gmail, Drive et Google Photos.
Qu’est-ce qui vient de changer ?
Depuis fin juin, la possibilité d’acheter de l’espace supplémentaire pour les utilisateurs Starter a été supprimée par Google.
Il n’est plus possible d’élargir l’espace de stockage d’un utilisateur en conservant le forfait Starter.
Très clairement, l’objectif de Google est de pousser les utilisateurs Starter à souscrire à des forfaits Standard.
Le moins que l’on puisse dire c’est que, en termes de communication, Google n’a vraiment pas mis en évidence ce changement de politique. C’est grâce à un collègue revendeur qui a relayé l’info auprès de la communauté d’experts dont nous faisons partie que j’ai découvert ce changement de politique.
Le fait est que depuis une quinzaine de jours, les options d’achat d’espace supplémentaire ont bel et bien disparu.
Que dois-je faire si j’ai besoin d’espace supplémentaire pour un ou plusieurs de mes utilisateurs ?
Il faut souscrire auprès de votre revendeur à un forfait supérieur (Google Workspace Business Standard) soit pour l’ensemble de l’organisation soit uniquement pour les utilisateurs concernés.
A toutes fins utiles, les descriptions des différents forfaits sont ici.
L’ensemble de l’organisation doit-elle passer au forfait Standard si seuls quelques utilisateurs ont besoin d’espace supplémentaire ?
Même si Google n’a pas diffusé d’informations à ce propos sur ses différents sites et blogs, la réponse est non.
Pour le moment, vous pouvez avoir des utilisateurs avec le forfait Starter et d’autres avec le forfait Standard.
Mais on n’est pas à l’abris d’un futur changement de politique bien sûr.
Pour profiter de cette mixité de forfaits, il vous faudra en faire la demande auprès de votre revendeur.
Que dois-je faire si un ou plusieurs de mes utilisateurs ont déjà souscrit à une extension d’espace pour leur compte ?
A partir de septembre, les utilisateurs qui ont un espace de stockage supérieur à 30 Go, verront s’afficher un message d’alerte lorsqu’ils seront connectés à leur compte.
Ces utilisateurs disposeront alors de 30 jours agir :
- soit nettoyer et repasser en-dessous des 30 Go
- soit souscrire à un forfait supérieur (le forfait Standard.
En pratique, pour être proactif, je vous recommande ceci de vérifier l’espace consommé par vos utilisateurs.
→ Console d’administration – Utilisateurs
Si vous avez des utilisateurs proche de la limite de 30 Go ou avec plus de 30 Go d’espace utilisé, il faut demander à votre revendeur de passer ces utilisateurs au forfait Standard. Vous pouvez aussi faire du nettoyage afin de repasser en-dessous des 30 Go.
Dans la colonne de gauche de cette même Console d’administration, l’élément Stockage vous donne le résumé de la situation de stockage de votre organisation.
Dans le futur, le stockage mutualisé sera-t-il appliqué pour le forfait Google Workspace Business Starter ?
A priori, non.
Google n’indique rien en ce sens.
Si la plupart de mes utilisateurs ont le forfait Starter et quelques utilisateurs ont le forfait Standard, l’espace total est-il mutualisé pour tous les utilisateurs ?
A priori, non.
Seul l’espace des utilisateurs avec le forfait Standard est mutualisé.
Limitation des Drive partagés en cas de forfaits mixtes Starter / Standard
Du point de vue de Google Drive, vos utilisateurs avec le forfait Standard peuvent bien sûr créer des Drive partagés.
Ces Drive partagés peuvent être partagés avec les utilisateurs Starter de votre domaine mais en lecture uniquement.
Quel est le prix du forfait Google Workspace Business Standard?
124,8 € htva / utilisateur / an.
A titre d’exemple, prenons une organisation de 10 utilisateurs Starter dont 2 disposaient d’une extension de stockage de 1 To.
Jusqu’ici, leur budget annuel Google Workspace était de (10 x 62,4) + (2 x 100). Total = 824 € / an pour 2,3 To.
A présent, ce sera (8 x 62,4) + (2 x 124,8) = 748,8 € / an pour 4,24 To.
De plus, les utilisateurs au forfait Standard bénéficient aussi des fonctionnalités suivantes :
- 150 participants aux Google Meet
- Possibilité d’enregistrer les Meet
- Drive partagés (c’est le Drive partagé qui est propriétaire de son contenu et non l’utilisateur créateur du contenu)
- Modèles de documents
- Page de prise de rendez-vous dans Google Agenda
- Cloud Search (recherche unifiée à travers toutes les applications principales de Google Workspace)
Ce changement est-il une bonne nouvelle ?
Le coût annuel d’un utilisateur Starter avec une extension d’espace de 1 To = 164,2 € (64,2 + 100).
Celui d’un utilisateur Starter avec une extension d’espace de 100 Go = 84 € (64,2 + 20).
Celui d’un utilisateur Standard, 2 To = 124,8 €.
Dans un cas, passer au forfait Standard, est avantageux puisqu’il permet de faire une économie de 40 €. Il permet aussi de profiter de nouvelles fonctionnalités intéressantes.
Dans l’autre, il y a un surcoût de 40 € mais toujours l’avantage des fonctionnalités supplémentaires du forfait Standard.
En résumé, en fonction de votre situation, l’obligation de souscrire à un ou plusieurs comptes Standard peut être une vraie bonne nouvelle pour votre organisation.
Oui, je sais, c’est une réponse de normand. ;o)
Bonjour,
J’ai créé un compte Workspace en starter (après 2 semaines de test en standard) et de mon côté la mutualisation fonctionne.
J’ai uploadé 60 gigas de data dans le drive d’un utilisateur et le compte indique bien que 60 Gb sont utilisés sur les 1.5 To dispos (30×50 users). Il y aurait eu une update récemment ?
Bizarrement aucune doc Google ne semble à jour nulle part.
J’aurais trouvé très agaçant cette limitation définitive à 30gb/licences car j’ai poussé la migration à mon client en me basant sur une précédente expérience où j’avais justement pu acheter du stockage supplémentaire pour certains utilisateurs. Dans mon cas j’aurais été contraint de dire à mon client que sa facture allait être multipliée par deux…
De votre côté aussi la mutualisation de l’espace commun en starter est possible ?
Enfin, concernant l’achat de licences utilisateur upgradées ce n’est plus possible
Merci !
Bonne journée à vous
Bonjour Sylvain.
Ce que tu décris est en contradiction avec leur campagne actuelle visant à pousser les GW Business Starter dont les comptes dépassent les 30 Go à passer au forfait Standard.
En tant que revendeur, j’ai reçu de Google la liste de mes clients que je dois encourager à passer au forfait Standard.
En fait, je pense que Google va bientôt lancer les Drive partagés pour le forfait Starter. L’espace consommé par Gmail, Mon Drive et Google Photos ne sera pas mutualisé. Seul sera mutualisé, pour Drive partagés, l’espace restant.
Exemple d’un GW Starter avec 2 users
User A occupe 10 Go pour Gmail et 5 Go de Mon Drive.
User B occupe 5 Go de Gmail, 5 Go de Mon Drive et 10 Go de Google Photos.
Il resterait 25 Go d’espace mutualisé pour les Drive partagés.
A quoi fais-tu allusion quand tu évoques « l’achat de licences utilisateur upgradée » ?
Bonjour,
Merci pour cet article qui nous a enfin permis d’y voir plus clair ! On s’arrache les cheveux sur le sujet depuis quelques jours…
Nous sommes une agence d’architecture et utilisons Google G suite depuis quelques années. Nous avons actuellement 11 utilisateurs dont 2 qui avaient pu profiter de l’augmentation d’espace de stockage à 100Go. (Nous occupons quasiment tout notre espace de stockage en mail, nous n’utilisons que très peu Google Drive)
Actuellement, un des utilisateurs arrive au bout de ses 30Go, nous cherchons donc comment augmenter son espace de stockage.
Si je comprends bien, il serait possible de passer sur des forfaits Business Standard uniquement sur pour quelques utilisateurs. Dans ce cas :
– Est-il nécessaire de passer tout les autres en Business Starter ou est-il possible d’avoir une partie des utilisateurs qui reste en Gsuite ?
– Y-a-t-il un risque de perte de données/précautions à prendre en passant d’un compte Gsuite à un compte Workspace ?
– Pour l’instant, nous n’avons pas eu de message de Google concernant les deux comptes qui ont profité d’un espace de stockage supplémentaire. Si on passe en Workspace Business (starter ou standard) j’imagine que nous n’allons plus pouvoir profiter de cet espace supplémentaire ?
Bonjour Camille.
Oui, il est possible d’avoir des abonnements mixtes.
Etant revendeur Google Workspace, je dois faire la demande, pour le client, auprès de Google qui ne m’a jusqu’ici jamais refusé son accord.
Pour moi, il est important que tu passes de G Suite à Google Workspace. De toute façon, un jour Google t’y obligera.
Je recommande également l’abonnement Business Standard plutôt que le Starter car, hormis le fait que chaque utilisateur dispose de 2 To d’espace, cet espace est mutualisé au niveau de l’organisation. Dans ton cas, vous disposeriez de 22 To. Peu importe qui utilise combien. Le forfait Standard propose également pas mal de fonctionnalités intéressantes telles que les Drives partagés, l’enregistrement des Meet, les plannings d’agenda (Google Agenda = +/- Calendly), et bien plus.
Mais si tu veux garder des utilisateurs en Starter et en avoir d’autres en Standard, il va falloir que tu passes par un revendeur.
J’ai posté mon commentaire un peu vite, merci beaucoup d’avance et bonne journée ! 🙂