Google Drive et raccourcis, de quoi parle-t-on ?

Dans Google Drive, pendant très longtemps, il fut possible de faire apparaître un fichier ou un dossier dans différents dossiers (grâce au fameux MAJ+Z).

Dans l’exemple ci-dessus, on voit que le dossier Cuisine apparaît sous Mon Drive ET dans le dossier Documentation Jalons.

Depuis 2 ans environ, cette possibilité a été supprimée pour les fichiers mais restait disponible pour les dossiers.

Plus récemment, cette possibilité relative aux dossiers a également été supprimée.

La raison pour laquelle Google a supprimé cette fonctionnalité est la suivante.
Beaucoup d’utilisateurs avec lesquels un dossier avait été partagé et qui avaient utilisé cette fonctionnalité pour faire apparaître le dossier partagé à différents endroits de leur arborescence, lorsqu’ils voulaient nettoyer ou réorganiser leurs arborescence de dossiers supprimaient purement et simplement le dossier provoquant plus ou moins de catastrophes chez leurs collègues.

Aujourd’hui, la seule option disponible est d’ajouter des raccourcis.

Quelle est la nouveauté ?

A partir du 27 juin 2022, tous les éléments (fichiers ou dossiers) qui apparaissent dans différents dossiers vont être automatiquement remplacés par des raccourcis.

Qu’est-ce que cela implique ?

Partons d’un exemple de ce que nous avions jusqu’ici.

Dans l’exemple ci-dessus, le dossier A HOTELS est un dossier que l’un de mes clients utilisateurs de Google Workspace a partagé avec moi.

Il y a plusieurs années, j’ai utilisé la fonction MAJ+Z pour ajouter ce dossier à mon Mon Drive.

Ce dossier est précédé d’un petit triangle qui permet d’en développer le contenu et donc d’en parcourir aisément l’arborescence.

A partir du 27 juin 2022, voici comment les choses apparaîtront :

Disparu le petit triangle qui permettait le développement de l’arborescence.
On aura simplement l’élément avec l’icône de raccourci.
Il faudra cliquer sur l’élément pour en consulter le contenu dans la partie principale de la fenêtre.

Quelques points d’attention concernant Google Drive et les raccourcis

1. Lorsqu’on ouvre un fichier ou un dossier à partir d’un raccourci, le chemin affiché fait référence à l’emplacement Partagés avec moi et non à l’emplacement où se trouve le raccourci.
   
   Même si c’est logique, cela peut être perturbant.
   
2. Il est toutefois possible d’obtenir toutes les informations utiles relatives à un raccourci et à l’élément source auquel ce raccourci fait référence grâce au volet Informations.
   
   
   L’onglet Détails du volet Informations donne les infos relatives à l’élément d’origine (celui auquel mène le raccourci) et ensuite les infos relatives au raccourci lui-même.
   
   
   Pour l’élément d’origine, on a : les droits d’accès, le type d’élément, le propriétaire, les dates de dernière modification, de création et d’ouverture.
   
   Pour le raccourci, on a : le type, l’emplacement Drive où se trouve le raccourci, le propriétaire, la date de dernière modification (car un raccourci peut être renommé), la date de création.

3. Seul le propriétaire d’un raccourci peut le supprimer.
   
4. Lorsque le remplacement des éléments qui apparaissent à plusieurs emplacement par des raccourcis sera effectif, il ne sera plus possible de glisser – déposer (drag and drop) sur un raccourci.
   Pendant l’actuelle période de transition (cet article a été rédigé les 13 et 14 mai 2022), c’est encore possible.
   
5. Si un raccourci vers un élément auquel je n’ai pas accès a été créé par un utilisateur, je verrai ce raccourci. Il sera affiché avec un cadenas et la mention Demande d’accès.
   
   Cela implique de la part des propriétaires une attention particulière afin de ne pas faire apparaître sous forme de raccourcis le nom de certains éléments dont d’autres utilisateurs ne doivent même pas savoir qu’ils existent.
   
6. Si vous utilisez Drive pour ordinateur (qui permet d’accéder à votre Mon Drive et aux Drives partagés à partir de l’explorateur de fichiers (Windows) ou du Finder (Mac)), vous aurez bien sûr accès aux raccourcis qui vous mèneront toujours aux éléments voulus.
   
   Notez toutefois que Windows, contrairement à Google, ne fait pas la différence entre un raccourci (qui mène à un) dossier et un raccourci (qui mène à un) fichier.
   En conséquence, les raccourcis dossiers se retrouveront parmi les fichiers comme on peut le voir dans la saisie d’écran ci-dessous.
   
   Côté Google, interface web
   
   Affichage d’un raccourci vers un élément de type Dossier dans Google Drive dans l’interface web, avec tri alphabétique sur le nom.
   Le raccourci est bien trié parmi les dossiers.
   
   Côté Windows, interface explorateur de fichiers
   Affichage d’un raccourci vers un élément de type Dossier dans l’explorateur Windows, avec tri alphabétique sur le nom.
   Le raccourci vers le dossier est trié parmi les fichiers.
   
   Ce comportement, propre à Windows, rend l’accès à certains éléments moins intuitif.

En tant qu’administrateur de Google Workspace, que dois-je faire ?

A priori, rien.

Mais Google a tout de même mis quelques options à votre disposition.

Ces options sont accessibles aux administrateurs via la console d’administration.
Applications > Google Workspace > Drive et Docs > Prochaines modifications apportées à Mon Drive.

De quoi s’agit-il ?

D’abord un peu de contexte.

Les utilisateurs Drive d’une organisation peuvent avoir partagé des fichiers avec :

1. d’autres membres de l’organisation; ce sont les partages au sein du domaine (autrement dit au sein du Google Workspace de l’organisation).
   
2. des membres d’autres organisations utilisatrices de Google Workspace.
   Pour rappel, dans la console d’administration, il est possible (ce n’est pas une obligation) de définir les noms de domaine des Google Workspace avec lesquels les utilisateurs ont le droit de partager du contenu. Cela permet aux organisations qui ont des règles de sécurité plus strictes d’autoriser le partage uniquement avec des organisations de confiance.
   L’accès à ces paramètres se trouve dans la console d’administration:
   Applications > Google Workspace > Drive et Docs > Paramètres de partage > Options de partage
   
   
3. des utilisateurs de comptes Google gratuits.
   
4. des personnes qui n’ont pas de compte Google.
   Ces personnes ne sont pas concernées par ce qui suit.

Ceci étant posé, les administrateurs peuvent choisir comment le remplacement d’éléments partagés qui apparaissent à divers emplacements doit se comporter.

4 options sont proposées :

1. Tous les éléments qui apparaissent à différents emplacements seront transformés en raccourcis quel que soit l’utilisateur concerné (utilisateurs du domaine, hors domaine, hors domaines de confiance, utilisateurs de comptes Google gratuits).
   
2. Seuls les éléments partagés apparaissant chez les utilisateurs du domaine ou les utilisateurs des domaines de confiance seront transformés en raccourcis.
   
3. Seuls les éléments partagés apparaissant chez les utilisateurs du domaineseront transformés en raccourcis.
   
4. Aucun élément ne sera transformé en raccourci (vraiment déconseillé).
   

L’option 1 (toujours créer les raccourcis) est l’option recommandée qui devrait convenir pour la plupart de mes clients.

En tant qu’utilisateur, que dois-je faire ?

Rien !

Le remplacement des éléments qui apparaissent à différents emplacements par des raccourcis se fera automatiquement.

Dans les semaines qui viennent, une bannière s’affichera dans le Drive des utilisateurs quelques jours avant le remplacement par des raccourcis.

Il s’agira d’un avertissement de courtoisie qui ne demandera aucune action de la part de l’utilisateur.

Ressources

Page d’aide Google.

Besoin d’aide ?

Les notions de partage dans les environnements collaboratifs ne sont pas évidentes et en tout cas pas pour tout le monde.
Pour toute question, vous pouvez nous contacter à l’adresse info@jalons.be.