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Depuis quelques mois maintenant, Google Drive permet de créer des raccourcis vers un fichier ou un dossier.

A quoi servent les raccourcis ?

Cela permet, si besoin, de faire apparaître un même élément (dossier ou document) à différents emplacements de votre Drive.

Exemple:

Les fichiers PDF des plans de rénovation d’un bâtiment qui devraient être rangés dans le dossier Travaux bâtiment, le dossier Architecte et le dossier Démarches administratives (pour la demande de permis).

Bien entendu, il est toujours possible de mettre une copie du fichier original dans les différents dossiers voulus mais si on modifie le fichier d’origine, il ne faudra pas oublier de copier la nouvelle version dans les différents dossiers concernés et d’en supprimer les versions obsolète.

A présent, dans Drive, les raccourcis permettent de gérer cela en toute simplicité comme vous en aviez déjà l’habitude dans l’Explorateur de fichier Windows ou dans le Finder sur Mac (sur Mac, on parle d’alias plutôt que de raccourcis).

Voici à quoi ressemble un raccourci dans Google Drive.

Comment créer un raccourci ?

  1. Clic droit de la souris sur l’élément concerné.
    Cliquer sur le point de menu Ajouter un raccourci dans Drive.

  2. Sélectionner le dossier dans lequel doit apparaître le raccourci.
    Cliquer sur Ajouter un raccourci.

Le raccourci n’est pas une copie du fichier ou du dossier d’origine. Il ne s’agit que d’un simple lien vers l’élément d’origine.

Que devient la fonction MAJ+Z ?

La fonction MAJ+Z permettait de faire apparaître un même document ou un même dossier dans différents emplacements de votre Drive.
Cette fonction était certes utile mais elle posait des problèmes pratiques dans la mesure où rien ne permettait visuellement de savoir si le fichier ou le dossier que j’avais devant les yeux était utilisé à différents emplacements.
Pour le savoir, il fallait ouvrir le panneau Afficher les détails et, sous l’onglet Détails, consulter la rubrique Emplacements.

Il n’était pas rare qu’un utilisateur fatigué supprime un fichier ou un dossier sans vérifier si ce fichier / dossier n’était pas également affiché à d’autres emplacements. Ce qui pouvait provoquer de sérieux problèmes surtout si on ne remarquait pas les choses rapidement.

A présent l’usage du MAJ + Z sur un fichier propose d’autorité la création d’un raccourci.
Par contre, pour un dossier, le MAJ + Z propose toujours d’ajouter le dossier à un autre emplacement.

Migration automatique prévue en 2021

Dans le courant de 2021, Google procèdera à la transformation automatique des fichiers à emplacements multiples en raccourcis.
Les utilisateurs n’auront aucune action à entreprendre par rapport à cela.
Cette migration ne concerne pas les dossiers.
L’objectif de cette migration est d’harmoniser le fonctionnement de Google Drive pour tous les utilisateurs et d’améliorer globalement l’organisation de son contenu.

L’organisation des fichiers dans une entreprise, quelle que soit sa taille, est toujours un enjeu fort en termes d’efficacité et de productivité.
C’est un chantier permanent qui demande régulièrement des remises en question afin de déterminer si l’organisation précédemment mise en place répond toujours aux utilisateurs et profite des évolutions technologiques.

Si vous souhaitez faire le point sur votre gestion de fichiers, prenez contact avec moi sans tarder.

Ressources

Centre d’aide Google Drive – article consacré aux raccourcis.
G Suite Updates – Développement de l’utilisation des raccourcis dans Google Drive et meilleure organisation des fichiers
Numeriblog – Google Drive : extension des raccourcis, réduction des fichiers non organisés.

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